学生档案管理工作是学校的基础工作之一。为规范学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合我校实际情况，特制定本制度。
第一条 学生档案是为了解记录学生在校期间的思想、学习、生活等各方面的情况及表现，因此学生档案管理、保存工作极其重要。
第二条 学生档案材料由所在二级学院负责收集和整理。已密封的合格学生档案，由学生工作与保卫处专人负责派遣，未密封且不合格的档案由二级学院负责保管。学生档案袋密封条上统一盖学生工作与保卫处公章。
第三条 学生档案内容项目：
（一）高中（中职、中技）考生档案（三年高职）
（二）普通高等学校专科毕业生登记表。此表须由毕业生实事求是书写，字迹清楚，一律用黑色钢笔或签字笔填写各项内容。其中“自我鉴定”是学生在校期间德、智、体、美、劳各方面表现及评价；“班级意见”由辅导员（班主任）认真填写并签名，报二级学院签字盖章，再由学校审核并加盖学校公章。
（三）学生学籍卡。由学校学籍管理部门审核批准的专科学籍证明，并加盖所属二级学院和学校公章。
（四）学生成绩单。由教务部门核准学生在校学习成绩证明，并加盖教务处公章。
（五）党团材料。正式党员和预备党员的入党申请书、积极分子材料等党组织关系归入档案统一管理（由组织人事处负责转递）。非正式（预备）党员和团员关系须将党团材料归入学生档案。
（六）顶岗实习登记表。是学生在用人单位实习的成绩和表现，经指导老师和实习单位鉴定，最后由二级学院和招生就业处审核再盖公章。
（七）奖惩材料。在校期间获得各种奖励材料、表彰决定、处分决定、撤销处分决定以及其它反映学生奖惩的材料。
（八）健康体检表。
（九）《毕业生就业报到证》白联
（十）其它材料。
第四条 档案管理和派遣
（一）新生入学一个月内，其档案由新生录取部门直接移交至辅导员（班主任）或由新生直接将高中考生档案交给辅导员（班主任），期间不允许学生本人接触到档案的内容，封口必须完整无损。
（二）学生在校期间，档案由辅导员（班主任）负责管理。学生在校内学籍或班级变动时，档案直接在辅导员（班主任）之间办好交接手续。
（三）学生毕业离校，学生档案由辅导员（班主任）负责按学生档案内容项目的要求进行归档，档案袋封面上完整填写档案资料内容，同时提交学生档案信息相关花名册电子档和纸质档各一份，要求毕业生档案袋、花名册电子档和纸质档三者排序一致，其中需备注说明档案未完整项目内容（详情和要求见附表1《湖南食品药品职业学院 届 学院 班个人档案资料明细表》、附表2《湖南食品药品职业学院 届 学院 班档案去向汇总表》。经二级学院检查完整无误后，密封并加盖公章，再移交至学生工作与保卫处统一派遣。
（四）学生毕业离校前，各二级学院辅导员应在5月份左右征集学生档案去向。
1、正常派遣，包括出国出境、派遣至单位（未解决人事编制人事档案的企事业单位）、灵活就业创业、回生源地。
2、升学深造，主要指专升本同学。
3、待分。三种情况：一是参加公务员考试，已经通知被录用，但尚未收到用人单位的录用通知书；二是正式落实接收单位（单位解决人事档案及户口指标），已经与单位签订就业协议书，但仍未落实户口指标；三是响应国家号召支援西部地区、边远贫困山区和参加“三支一扶”的毕业生。办理暂缓就业的毕业生，如对个人情况仍不太确定，可以向学生工作与保卫处咨询是否办理档案派遣手续。
4、非派遣。包括留级生、休学、入伍当兵、退学。
以上四类，只有第一类由学生工作与保卫处每年7月或9月集中办理档案派遣，后面三类暂不开具报到证和档案派遣。其中如已有正式落实接收单位，解决人事档案的毕业生，可以凭调档函办理报到证和档案派遣。《就业报到证》上的“报到期限”仅为开具日期依据，毕业生无需按此报到期限办理报到手续，《就业报到证》蓝联由毕业生自行妥善保管。
（四）毕业生档案留存学校期间，学校不向毕业生个人出具任何与档案有关的证明材料。择业期间要求档案派遣回原籍，须提交本人有效《居民身份证》原件、毕业证和调档函，到招生就业处开具介绍信，再到湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心办理报到证，最后凭报到证白联和调档函派遣毕业生档案；如果档案是派遣至工作单位，还须提供劳动合同或高校就业协议书。委托他人办理时，还需提供委托人签署的委托书、双方身份证复印件办理。
（五）毕业生档案派遣见附件3《毕业生档案转递流程图》。
第五条 查阅档案时，需履行查阅手续，经相关领导审批后在档案管理人员的陪同下方可查阅。查阅时要爱护档案，查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注、删改。
第六条 根据湖南省教育厅《关于湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心职能配置等有关事项的通知》（湘教人字（2002）12号）规定：“协助管理择业期（2年）内待落实就业单位毕业生的档案。”精神，学生档案原则上在校只保留两年，逾期后学生档案如有遗失或其它问题，责任由毕业生自行承担。
第七条 学生档案是学生成长轨迹的真实记载，其管理和转递须严格遵照《中华人民共和国档案法》的规定，不得将毕业生档案交由本人自带或管理。毕业生档案由学生工作与保卫处通过机要或EMS学生档案专递方式免费办理。如调档单位或毕业生本人要求自带时，需由办理人现场填写申请，由此产生的一切后果由毕业生自行承担。
第八条 本制度自2020年9月1日起施行，由学生工生与保卫处负责解释。
