关于做好2026届毕业生档案转递工作的通知

各二级学院：

为规范做好2026届毕业生档案归档、集中转递工作，确保毕业生档案及时、准确、安全流转，根据学校毕业生离校工作总体部署及档案管理相关工作要求，现就2026届毕业生档案整理、归档及转递工作事项通知如下:

一、档案必备资料收集清单

各学院严格按照以下目录，逐一核对，收集毕业生个人档案材料，确保无遗漏、无错装、无缺失，所有材料均需符合归档规范。具体主要材料明细如下：

1.《学生入学登记表》

2.《学生学籍表》

3.《岗位实习鉴定表》

4.《普通高等学校本专科毕业生登记表》

5.《高等学校毕业生档案目录》

6.《高等学校毕业生档案转递申请表》

7.《高等学校毕业生档案转递通知单和转递回执》

8.高中（中职/中技）考生档案

9.《考生报名登记表》《考生成绩与志愿表》《考生体格检查表》

10.在校期间完整成绩单

11.党团相关材料

12.在校期间各类奖惩材料

13.学生本人户口本复印件

二、表格填写及材料整理规范

（一）户籍地址填写要求

1.统一填写标准：档案内所有涉及户籍地址的栏目，必须以学生最新更新的户口本登记地址为准，严格做到档案袋正面户籍地址、学籍表户籍地址、附件2档案汇总表户籍地址三者完全一致。该地址直接关联毕业生档案回原籍人社部门的转递工作，是确保档案精准投递的核心信息。各学院需逐一核对，杜绝填写错误、信息不一致等问题。

2.户籍变更特殊处理：若学生户籍地址已发生变更，原籍人社部门无法直接识别匹配的，务必提醒学生提前到户籍所在地县（区）人力资源公共服务中心开具调档函，避免因地址不符导致档案退档、滞留。

3.户口本复印件获取方式参考：2026届毕业生档案新增户口本复印件归档要求。湖南省内学生可通过微信关注“湖南公安服务平台”公众号，进入微中心——电子证照——电子户口本模块，实时查询并截图打印有效电子户口本；湖南省外学生及无法通过公众号查询的省内学生，直接提供纸质户口本复印件归档。

（二）档案表格填写通用要求

1.《考生报名登记表》《考生成绩与志愿表》《考生体格检查表》三项必备材料需盖学校公章，方可归入个人档案。

2.档案内所有表格，涉及日期填写、意见签署、签名、单位公章等栏目，均须严格按填表要求完整填写、规范签章，严禁留白、漏填、漏签、漏盖。属于学生本人填写的项目，需逐项如实填写；情况不明无法填写的，标注“不详”并注明原因；无相关内容的，统一填写“无”，不得空白搁置。

3.2026届毕业生统一使用新版《岗位实习鉴定表》，表格新增校内指导老师签名、成绩评定及教务处盖章。无签名、无成绩评定的表格视为不合格，不予归档。

4.自2025年起，原附件1、附件2合并统一Excel工作簿，命名为《附件××届××学院××班毕业生档案汇总表》，各学院需严格对照填表说明及模板规范填写，纸质版表格经学院初审、负责人签章后，确保表格排序与班级档案袋顺序完全一致，以学院为单位统一报送至学保部。

5.各类档案相关文件按规范命名提交，具体要求：

（1）调档函电子文档：以学生姓名单独命名；

（2）班级汇总文件：命名格式为××届××学院××班毕业生档案汇总表；

（3）辅导员提交文件：命名格式为××班档案+辅导员姓名+人数；

（4）学院打包提交压缩包文件：命名格式为××学院××届学生档案+总人数。

三、档案日常存放与安全管理要求

1.二级学院档案专干负责各学院毕业生档案保管工作，辅导员负责学生入校至毕业时的成长档案，均应设立专用档案存放区域，严格落实防火、防潮、防虫、防盗、防霉变、防损毁措施，定期对保管设施、档案状态进行检查维护，做好检查记录。

2.各班辅导员需逐人核对档案数量、材料完整性，学院层面开展交叉复核，确保档案信息与汇总表完全一致，做到“一人一档、档表相符”。

3.严格执行档案借阅审批制度，任何个人不得随意查阅、借阅、摘抄、复制学生档案。因工作确需借阅的，需填写《毕业生档案借阅申请表》，明确借阅目的、期限、用途，经学院负责人及学保部审批同意后方可借阅；借阅人需妥善保管档案，严禁转借、涂改、勾画、抽取、损毁档案，借阅期满后立即原样归还，不得逾期。

4.强化档案保密管理，档案管理人员及相关工作人员需严格遵守档案保密规定，不得擅自泄露档案内容，不得私自复制、传播档案信息。对于因工作失职、管理不善导致档案遗失、损坏、泄密、错寄的，将依法依规严肃追究相关人员责任。

四、工作考核与责任追究

毕业生档案整理转递工作纳入辅导员年度工作考核，该项考核分值占比10分，实行差错扣分制，具体扣分细则如下：

1.未按要求核对学生最新户口本上户籍地址，导致档案错寄、投递失误的，每出现1例，扣辅导员考核0.5分/次，扣对应学院0.2分/次。

2.表格填写不完整、关键日期漏填、公章遗漏加盖、档案材料漏放、错放、转递去向填写错误等，影响整体工作进度或导致档案退档的，每出现1例，扣辅导员考核0.5分/次，扣对应学院0.2分/次。

3.因工作疏忽遗失学生关键性材料，造成不良后果或影响毕业生档案使用的，每出现1例，扣辅导员考核1分/次，扣对应学院0.5分/次，并责令相应责任人协助学生补齐材料。

4.未按学校规定时限完成档案材料整理和上交，延误全校整体档案转递进度的，扣对应辅导员考核2分/人，扣对应学院1分/次。

5.档案未按规范封装、未加盖骑缝章、信息标注错误，或擅自拆封已封装档案的，每出现1例，扣辅导员年度考核0.3分/次，限期整改。

五、特殊情况毕业生档案处理办法

1.因休学、结业、成绩未合格、未交清学费等情况未取得毕业资格或档案材料不全的毕业生档案，由各学院代为集中保管，建立专业台账登记管理；待毕业生补齐材料、办理完相关手续、取得毕业资格后，由学生本人提交调档函，学院完善档案后，再移交至学保部按规定转递。

2.升学至其他院校的毕业生，可由毕业生提交录取相关资料，自行到辅导员处提取合格且封档盖章的档案，辅导员保留学生领取档案记录。

3.不派回原籍的应征入伍生档案，按照征兵部门及上级主管部门要求，单独整理、优先转递，配套完善入伍相关归档材料，确保档案及时送达指定接收单位。

六、调档函办理及档案接收查询指引

1.湖南省内调档函线上办理流程：

（1）微信搜索并关注“智慧人社”公众号或下载“智慧人社”APP，完成实名注册登录；

（2）进入业务办理板块，找到【人才人事】栏目，选择【档案接收】选项；

（3）点击新增申请，如实填写个人户籍、档案转递等相关信息，上传户口本、身份证电子版照片，保存并提交审核；

（4）审核通过后，系统生成电子版调档函，自行下载调档函。

2.省外毕业生档案接收单位查询：

湖南省外毕业生档案回原籍的，可登录参考中国人力资源市场网（https://chrm.mohrss.gov.cn），通过“流动人员人事档案管理服务机构信息”专栏，查询户籍所在地人社部门所属流动人员人事档案管理服务机构信息。

3.档案到档情况查询

依据学校合同，毕业生档案统一由学生工作与保卫部档案中心通过中国邮政EMS转递。档案集中转递完成后，每年十月份将含邮政EMS快递单号的毕业生档案去向表上传至学校官网学保部子页上，供毕业生查询档案去向和物流信息。

如转往省内人社部门和人才服务机构的档案，毕业生可通过“智慧人社”微信公众号或 APP，在【人才人事】专栏查询档案到档情况，也可通过湖南省人力资源和社会保障服务平台(https://ggfw.rst.hunan.gov.cn)→人才人事→人事档案→档案查询，还可登录全国人力资源和社会保障政务服务平台(http://zwfw.mohrss.gov.cn)自行查询。

本通知自下发之日起，全面启动2026届毕业生档案整理相关工作，后附档案常用表格及填写样表，可自行前往学校官网学保部子页下载最新版本使用。工作开展过程中，如有未尽事宜或疑问，请及时咨询学保部。

                                                                                                                            学生工作与保卫部（免章）

                                                                                                                                 2026年3月25日