湖南食品药品职业学院采购管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步规范我校采购工作，提高资金使用效益，保证项目质量，促进廉政建设，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》以及湖南省关于采购方面的有关规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等，分为政府采购、学校集中采购和分散采购三级。
第三条 凡需采购的货物、工程和服务项目，达到政府采购限额标准或纳入政府集中采购目录的，不论金额大小，一律实施政府采购；
第四条 任何单位和个人不得将依法必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。未纳入政府采购范围，达到学校集中采购限额标准的项目，实施学校集中采购；学校集中采购限额标准以下的项目，由各使用部门（业务归口管理部门）分散采购。
第五条 对因情况特殊而无法进行招标的项目，由使用（业务归口管理）部门提出书面申请，经采购工作领导小组和校长办公会同意后，方可采用适当的方式进行采购。
第六条 对需要重复采购的货物，如果近三个月内已经进行过公开招标采购，在该货物市场价格相对稳定的情况下，由使用（业务归口管理）部门提出书面申请，经采购工作领导小组同意后，可以采用续标或跟标的方式进行采购。
第七条 学校所有采购管理的项目，在经费报销时必须附有加盖“湖南食品药品职业学院”行政公章和校长或校长授权签字的合同文本。未履行本办法规定程序的采购，财务与采购管理处不得支付相关费用。
第八条 学校建立由经济、法律和技术专家组成的专家库，参与采购活动的技术咨询、评标以及谈判议价。
第九条 学校各类采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
第十条 违反《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》及本办法行为的，依法承担相应的违纪、违法责任。
第二章 组织机构及职能
第十一条 学校成立采购工作领导小组，全面负责学校采购管理工作。采购工作领导小组下设办公室，办公室设在采购管理工作部门（简称采购办，设在财务与采购管理处）。采购工作领导小组由分管采购的校领导任组长，分管财务工作的校领导和纪委书记任副组长，财务、后勤、纪检、党政办和具体业务承办二级学院（部）的负责人为成员。采购工作领导小组的主要职责为：
（一）对全校的采购工作实行宏观管理，拟定学校采购工作的有关规章制度；
（二）负责学校采购工作的领导、监督、审核及协调；
（三）审定学校“评标专家库”成员；
（四）审核参与政府采购、集中采购的业主评委。
第十二条 采购办是学校采购工作统筹管理的职能部门，代表学校从事采购工作的组织与管理，其工作职责如下：
（一）制订学校采购工作相关管理制度；
（二）遴选学校“评标专家库”成员；
（三）负责依规将学校政府采购工作委托具有相应资格的采购代理机构；
（四）协调财政部门、采购代理机构处理采购事项，配合处理相关投诉事宜；
（五）组织审核采购（包括招标、竞争性谈判等）文件，并对招标文件商务条款进行审核把关；
（六）组织参加政府采购开、评标会议，组织集中采购项目的采购事宜，做好开评标记录；
（七）负责招标、中标信息的发布；
（八）负责采购合同的审核和在财政网上系统的电子备案工作；
（九）负责做好采购资料收集、整理存档和短期保存工作，到期移交档案管理部门。
第十三条 业务归口管理部门职责
（一）后勤资产管理处工作职责
1、负责统筹学校工程类、维修维护、物业管理、食堂及门面出租、空调、电视、课桌椅、床铺、日常维护维修耗材等物质采购立项审批、牵头组织分散采购及验收；
2、负责验收后资产登记、管理工作。
（二） 党政办工作职责
1、负责统筹学校办公用品（电脑、打印机、纸张、打印硒鼓、办公家具等）、印刷服务、法律咨询服务等采购项目立项审批、牵头组织分散采购及验收；
2、负责对采购（包括招标、竞争性谈判等）文件法律条款的审核把关；
3、负责学校采购项目合同的法律审核工作。
（三）教务处工作职责
负责统筹学校教学用品（实验服、化玻试剂耗材、实验设施设备采购及维护、教材、作业本等）等教学相关采购项目立项审批、牵头组织分散采购及验收。
第十四条 使用部门工作职责
（一）负责组织本部门采购项目的立项审批和单件超过50万元（含）的项目进行调研和可行性论证；
（二）负责本部门采购项目的供应商资质、技术参数、预算清单、服务要求、初步预算、主要法律条款以及综合评分法中评分标准等的制定，并加盖部门章后报采购办；
（三）负责派员在招标或谈价会上介绍相关情况；
（四）负责本部门学校集中采购项目的评标会（谈判议价会）前，随机从学校“评标专家库”中选取评标或谈判议价人员；
（五）负责本部门采购合同的起草并组织审核；
（六）组织本部门采购项目的验收工作；
（七）协助后勤资产管理处验收后资产登记、管理及采购后资料归档工作。
第十五条 纪检监察室工作职责
（一）监督采购程序是否规范，采购过程是否公平、公开、公正；
（二）监督学校集中采购的评标会（谈判议价会）前，随机从学校“评标专家库”中选取评标或谈判议价人员；
（三）参与采购项目的验收工作；
（四）负责采购项目的预算审计、结算审计工作；
（五）对在学校采购过程中发生的投诉、违规违纪现象进行调查处理。
第三章 学校分散采购、集中采购及政府采购限额标准
第十六条 学校分散采购标准：各部门使用财政性资金采购湖南省政府采购集中采购目录之外，货物、服务等类6万元（含）以下，工程类（含）8万元以下的项目。
第十七条 学校集中采购限额标准：6万元以上且政府采购限额以下的货物和服务，8万元以上且政府采购限额以下的工程项目。
第十八条 政府采购限额标准
（一）各部门使用财政性资金采购湖南省政府采购集中采购目录以内品目的。（该条款以当年财政厅等有关部门文件要求目录为准）
（二）采购预算达到50万元（含）以上的货物项目, 采购预算达到80万元（含）以上的服务项目，采购预算达到100万元（含）以上的工程项目，应采用政府采购方式。（该条款以当年财政厅文件要求金额为准）
第十九条 特殊情况，使用部门根据采购项目金额大小、技术要求、工程状况、市场行情，与采购业务归口管理部门及采购办商定采购方式，并报校长办公会批准。
第四章 学校分散采购、集中采购操作流程
第二十条 集中采购操作流程
（一）由使用（业务归口管理）部门负责立项申报：①填写《学校集中采购项目立项申请表》（见附件3），按管理权限批准后交采购办方可立项；②采取公开招标的项目需提前至少1个月立项；③编制采购方案（含施工图、工程量或采购清单、技术参数、服务要求、法律条款等）和项目预算。
（二）采购项目预算金额由内审部门联系会计师事务所进行预算审计。
（三）发布公告：在信息公开网或学院采购专栏网上统一发布，时间不得少于3天。
（四）开标与评标：学校集中采购公开招标开、评标会议由采购管理部门负责组织，由采购工作组组长或其指定的代理人主持，评标小组成员人数为五人及以上单数，在纪检监察室工作人员的监督下，使用部门从“评标专家库”中随机抽取。评标小组进行评标，集体确定中标单位或推荐中标候选人。纪检监察室对评标的全过程进行监督，采购管理部门填写《评标报告》（见附件7），参与评标和监督的全体人员在表上签名确认；委托第三方招标公司的项目，按政府采购管理办法规定进行。
（五）公示：中标人确定后，采用公开招标的，由采购办将中标结果在学校官方网站或信息公开网上公示不少于三天，无异议后发出中标通知书；采用邀请招标的，由采购办向中标人发出中标通知书。
（六）合同签订：参照我校合同管理办法规定执行。
（七）项目验收，由使用部门牵头组织，纪检、后勤资产管理处、党政办、财务与采购管理部门共同参与，有关资料统一归档保存。
第二十一条 分散采购操作流程
根据项目情况，可采用邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源（尽量少采用）等采购允许的方式进行。由采购部门填写《学校分散采购立项申请表》（见附件2），经部门负责人、分管校领导批准以后，由业务归口管理部门牵头组织采购，参照集中采购管理办法成立临时采购小组，做好开、评标（谈判议价）记录（见附件7）并存档备查，合同签订、验收与集中采购要求一致。
第五章 政府采购工作流程要求
第二十二条 政府采购工作流程
（一）由使用部门负责立项申报：①填写《采购项目立项申请表》（见附件3），按管理权限批准后交采购办方可立项；②项目需提前至少2个月立项；③编制采购方案（含施工图、工程量或采购清单、技术参数、服务要求、法律条款等）和项目预算。
（二）采购项目预算视情况由内审部门联系会计师事务所进行预算审计。
（三）采购办根据立项审批表、预算及预算审计表，负责向省财政厅提交政府采购计划。
（四）采购文件（包括招标文件和竞争性谈判文件等）制定审核：由使用部门提供施工图、工程量或采购清单（必须与预算和预算审计表一致）、技术参数、服务要求、法律条款等交财务与采购管理处，由采购办交招标代理机构统一制定招标文件初稿。招标文件初稿拟定后由采购办分别提交相关使用部门、分管校领导、党政办、采购工作领导小组组长、校长进行审核定稿（见附件6）。
（五）采购办负责委托采购代理机构实施政府采购，签订政府采购委托协议。
（六）采购文件发布、评标、合同签订、验收按照政府采购管理办法相关规定执行。
第六章 纪律与监督
第二十三条 各使用（业务归口管理）部门应根据湖南省每年度政府集中采购目录规定的品目及限额标准完整、细化编制政府采购预算，申报政府采购计划，实施政府采购程序，实现应采尽采。
第二十四条 不得以化整为零的方式拆分政府采购项目，不得违法逃避政府采购监管或规避公开招标采购。
第二十五条 投标人相互串标，或弄虚作假骗取中标的，中标无效。未经招标人同意将中标项目全部或部分转让他人的，学校有权终止其中标项目合同的履行，另行组织招标。
第二十六条 中标人不履行合同的或履约中出现质量问题的，参照有关招标采购法规给予罚金处理，同时中止一段时间或取消今后来我校参与投标的资格。
第二十七条 任何单位和个人对学校采购有异议或活动中的违法、违规行为，有权向学校纪检监察部门检举和投诉。
第七章 附 则
第二十八条 参加采购的专家按规定可给予适当的劳动报酬。
第二十九条 本办法由财务与采购管理处负责解释；未尽事宜由采购工作领导小组研究决定。
第三十条 本办法自印发之日起施行，原同类文件同时废止。
附件1：学校采购工作流程图
附件2：学校分散采购立项申请表
附件3：学校集中采购立项申请表
附件4：学校预算审计意见表
附件5：学校政府采购项目计划备案审核表
附件6：学校招标文件审批表
附件7：学校评标报告
附件8：学校采购验收报告
附件9：学校工程结算送审意见表
附件1 ： 学校采购工作流程图
附件2： 学校分散采购立项申请表
申请部门： 时间：
|
项目内容
|
|
|
资金来源、预算及付款方式
|
|
|
立项理由
|
|
|
技术要求
|
|
|
项目完成时间要求
|
|
|
使用部门负责人：
|
业务归口管理部门负责人意见:
|
部门所在（总支）支部纪检委员意见：
|
分管校领导审批意见：
|
年 月 日
附件3：学校集中采购立项申请表
申请部门：
|
项目内容
|
|
|
资金来源、预算及付款方式
|
|
|
立项说明
|
|
|
技术要求
|
|
|
项目完成时间要求
|
|
|
分管校领导意见：
|
采购管理部门：
|
采购工作领导小组组长意见:
|
校长审批意见：
|
|
纪检监察室：
|
部门负责人： 年 月 日
附件4 ： 学校预算审计意见表
|
项目名称
|
|
|
使用（业务归口管理）部门采购方案申报预算金额
|
|
|
审定预算金额
|
|
|
后勤资产管理处意见：
|
纪检监察室意见：
|
分管校领导意见：
|
|
采购工作领导小组组长意见：
|
|
校长审批意见:
|
附件5：学校政府采购项目计划备案审核表
|
项目名称
|
|
|
项目计划备案金额
|
|
|
委托采购代理机构
|
|
|
采购方式
|
|
评标方式
|
|
|
使用部门、业务归口管理部门意见：
年 月 日
|
|
采购管理部门意见：
年 月 日
|
|
采购工作领导小组组长审核意见：
年 月 日
|
|
校长意见：
年 月 日
|
附件6：学校招标文件审核表
|
项目名称
|
|
|
项目预算金额
|
|
|
采购方式
|
|
评标方式
|
|
|
1、技术条款
|
|
使用部门、业务归口管理部门审核意见：
年 月 日
|
|
分管校领导审核意见：
年 月 日
|
|
2、合同条款
|
|
党政办审核意见：
年 月 日
|
|
3、商务条款和招标文件格式
|
|
采购管理部门审核意见：
年 月 日
|
|
采购工作领导小组组长审核意见：
年 月 日
|
|
校长审批意见：
年 月 日
|
附件7： 湖南食品药品职业学院评标报告
一、 基本情况一览表
|
序号
|
名 称
|
内 容
|
|
1
|
项目名称
|
|
|
2
|
招标方式
|
|
|
3
|
投标截止时间
|
|
|
4
|
开标时间、地点
|
|
|
5
|
投标单位
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6
|
候选中标单位
|
|
|
7
|
中标理由
|
|
|
评委签 名
|
|
二、采购项目价格审定表
|
序号
|
参加投标单位
|
一次报价
|
二次报价
|
三次报价
|
|
1
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
|
6
|
|
|
|
|
|
7
|
|
|
|
|
|
8
|
|
|
|
|
|
9
|
|
|
|
|
|
10
|
|
|
|
|
|
推荐中标单位：
|
|
采购项目编号： 单位：元
评委签名：
纪检监察签名：
年 月
